Vereinscloud
Die Dateiablage des Vereins: Satzung, Protokolle, Formulare, Verträge. Jeder Ordner bestimmt selbst, wer ihn sehen darf — vom ganzen Vorstand bis zu einer einzelnen Mannschaft oder allen Mitgliedern. Mitglieder und Spieler finden die für sie freigegebenen Dateien in ihrem eigenen Bereich, ohne Zugang zum Dashboard.
Das braucht es vorher
- Das Modul „Vereinscloud“ muss unter Module eingeschaltet sein.
- Zum Verwalten braucht man das Recht „Vereinscloud (Dokumente)“; Zugriffsregeln ändern dürfen nur Vereins-Administratoren.
Das kannst du hier tun
- Dokumente
Der Ordnerbaum mit allen Dateien: hochladen, umbenennen, verschieben, kommentieren, Vertragsfristen hinterlegen und je Ordner den Zugriff festlegen.
- Papierkorb
Gelöschte Dateien der letzten 30 Tage. Von hier lassen sie sich wiederherstellen; endgültig löschen darf nur ein Administrator.
Häufige Aufgaben
Wie lege ich einen Ordner an, den nur der Vorstand sieht?
- 1„Dokumente“ öffnen und „Neuer Ordner“ wählen.
- 2Namen eingeben und beim Zugriff „Vorstand“ auswählen.
- 3Speichern. Der Ordner ist damit für alle anderen unsichtbar — auch für Mitarbeiter mit Dokumenten-Recht.
Jeder neue Ordner braucht mindestens eine Zugriffsregel. Ohne sie sähe ihn niemand außer den Administratoren — deshalb verlangt das Formular sie.
Wie gebe ich ein Dokument für alle Mitglieder frei?
- 1Einen Ordner anlegen oder öffnen, der für „Alle Mitglieder“ freigegeben ist (Zugriff „Alle Mitglieder“, Rolle „Lesen“).
- 2Die Datei per Maus in die Liste ziehen oder über „Hochladen“ auswählen.
- 3Fertig: Mitglieder sehen die Datei in ihrem Mitglieder-Bereich, gruppiert nach Ordner.
Ein Ordner kann mehrere Regeln tragen, etwa „Alle Mitarbeiter: Bearbeiten“ und „Alle Mitglieder: Lesen“.
Wie erinnert mich verein21 an das Ende eines Vertrags?
- 1Die Vertragsdatei in der Liste öffnen.
- 2Unter „Vertrag“ das Enddatum eintragen und angeben, wie viele Wochen vorher erinnert werden soll.
- 3Speichern. Rechtzeitig davor erhalten die Administratoren eine E-Mail; die Frist erscheint zusätzlich in der Glocke im Dashboard.
Ändert man die Vertragsdaten später, wird die Erinnerung neu bewaffnet und kommt erneut.
Warum sieht ein Mitarbeiter einen Ordner nicht, obwohl er das Dokumenten-Recht hat?
- 1Den Ordner öffnen und den Zugriffs-Dialog aufrufen (nur Administratoren).
- 2Der Dialog zeigt die geerbten Regeln des übergeordneten Ordners und was daraus für wen folgt.
- 3Wichtig: Unterordner können den Zugriff nur einschränken, nie erweitern. Wer den übergeordneten Ordner nicht sehen darf, sieht auch den Unterordner nicht.
- 4Zugriff bei Bedarf am übergeordneten Ordner ergänzen.
Wie viel Speicher haben wir noch?
- 1„Dokumente“ öffnen — der Balken am Rand zeigt die Belegung.
- 2Ab 80 Prozent erscheint ein Hinweis; ist der Speicher voll, werden neue Uploads abgelehnt.
- 3Platz schafft man durch endgültiges Löschen im Papierkorb: Dateien dort zählen weiter mit.
Was hier bewusst nicht geht
- Eine Datei darf höchstens 100 MB groß sein. Erlaubt sind PDF, Bilder, Office- und OpenDocument-Dateien, CSV, Text und ZIP — SVG und ausführbare Dateien bewusst nicht.
- Es gibt keine Versionierung: Eine neu hochgeladene Datei ersetzt die alte nicht automatisch, und alte Fassungen werden nicht aufbewahrt.
- Keine Volltextsuche im Inhalt der Dokumente — gesucht wird über Dateinamen.
- Kein Zugriff ohne Anmeldung und keine Freigabe-Links nach außen: Die Satzung auf der Website bleibt Sache des Webmasters.
- Eltern-Zugänge sehen keine Dokumente, auch wenn ihr Kind Zugriff hätte.
- Bearbeiten im Browser, Sync-Client oder WebDAV gibt es nicht.
Angemeldete Vereine finden dieselbe Anleitung direkt im Dashboard unter „Handbuch & Hilfe“ — dort sind die Menüpunkte verlinkt. Alle Bereiche