Finanzen
Das Kassenbuch des Vereins mit allem, was nicht über die Plattform läuft: Bankausgaben, Barzahlungen, Zuschüsse, Miete. Daraus entsteht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Sphären, die der Steuerberater bekommt — zusammen mit den Plattform-Einnahmen, die verein21 selbst kennt und nie doppelt zählt.
Das braucht es vorher
- Das Modul „Finanzen“ muss eingeschaltet sein.
- Ein Kontenrahmen (Kategorien) — beim ersten Aufruf lässt sich ein Katalog üblicher Vereins-Kategorien anlegen.
Das kannst du hier tun
- Kassenbuch
Das Journal aller Buchungen mit Filtern nach Jahr, Konto, Kategorie und Sphäre; hier wird erfasst und storniert.
- Bank-Abgleich
Kontoauszug einlesen oder Bankkonto verbinden; offene Umsätze mit Vorschlägen einem Beitrag, einer Rechnung, einer Buchung oder einer Spende zuordnen.
- Dauerbuchungen
Wiederkehrende Buchungen wie Miete oder Versicherung hinterlegen, damit sie nicht jedes Mal von Hand erfasst werden.
- Freigaben
Vier-Augen-Prinzip: geldwirksame Vorgänge werden von einer zweiten Person genehmigt.
- Rechnungen
Rechnungen des Vereins an Dritte — Sponsoring, Bandenwerbung, Vermietung — mit Umsatzsteuer-Ausweis und PDF.
- Rechnungsvorlagen
Wiederkehrende Rechnungen als Vorlage, etwa jährliche Sponsoring-Beträge.
- Eingangsrechnungen
Rechnungen an den Verein erfassen, prüfen, freigeben und bezahlen.
- Offene Posten
Was noch nicht bezahlt ist — in beide Richtungen, mit Überfällig-Kennzeichnung.
- Zahllauf
Mehrere fällige Zahlungen zusammenfassen und als SEPA-Datei fürs Online-Banking ausgeben.
- EÜR-Report
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung eines Jahres, gegliedert nach Sphären und Kategorien; druckbar und als Export für den Steuerberater.
- Kontenblätter
Alle Buchungen eines Kontos hintereinander — die klassische Sicht für Prüfung und Nachvollzug.
- Konten-Report
Summen und Salden über alle Konten als Tabelle.
- Mehrjahresvergleich
Mehrere Jahre nebeneinander — zeigt Entwicklungen, die in einem Jahr nicht sichtbar sind.
- Budget
Haushaltsplan je Kategorie und optional je Abteilung, mit laufendem Soll-Ist-Vergleich.
- Jahresabschluss
Ein Jahr festschreiben: Die Zahlen werden eingefroren, damit Bericht und Export dauerhaft dasselbe zeigen.
- Bilanz & GuV
Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung für Vereine, die doppelt buchen — druckbar für die Mitgliederversammlung. Die Zahlen dürfen von der EÜR abweichen: die EÜR rechnet nach dem Zahlungszeitpunkt, die Bilanz nach dem Jahr, in das die Leistung gehört.
- Rechnungsabgrenzung
Aufwand oder Ertrag in das Jahr schieben, in das er wirtschaftlich gehört — etwa die im Dezember bezahlte Versicherung fürs Folgejahr. Auch Teilbeträge. Betrifft nur die Bilanz, die EÜR bleibt unverändert.
- Prüfberichte
Berichte für die Kassenprüfung mit den geprüften Zahlen und Feststellungen.
- Bankkonten und Kassen
Die Zahlungskonten des Vereins pflegen: Bankkonten und Barkassen.
- Kontenrahmen
Kategorien mit Sphäre und optionaler Kontonummer fürs Buchhaltungsprogramm; hier auch die Budgets.
- Doppelte Buchführung
Bilanz und GuV einschalten und einrichten: Bestandskonten übernehmen, den verein21-Einnahmen ein Buchungskonto zuordnen und die Eröffnungsbilanz erfassen. Die Seite sagt jederzeit, was der Bilanz noch fehlt.
- Anlagen
Anlagevermögen wie Sportgeräte mit Abschreibung; das Verzeichnis ist druckbar.
- Übungsleiter
Übungsleiter-Vergütung aus den erfassten Trainingseinheiten abrechnen, mit Anzeige der Ausschöpfung des Freibetrags.
Häufige Aufgaben
Wie erfasse ich eine Ausgabe mit Beleg?
- 1Beim ersten Mal: „Kontenrahmen“ öffnen und den Katalog üblicher Kategorien anlegen.
- 2„Kassenbuch“ öffnen und „Neue Buchung“ wählen.
- 3Datum, Betrag, Kategorie und Zahlungskonto (Bank oder Kasse) eintragen.
- 4Den Beleg als Datei anhängen — er bleibt dauerhaft mit der Buchung verknüpft.
- 5Speichern. Die Buchung erhält eine fortlaufende Belegnummer.
Eine Buchung wird nie gelöscht. Falsche Buchungen werden mit Grund storniert — das Journal bleibt vollständig.
Wie ordne ich einen Kontoauszug den offenen Posten zu?
- 1„Bank-Abgleich“ öffnen und die Datei der Bank hochladen (CAMT, MT940 oder CSV) — oder das Bankkonto verbinden, dann laufen die Umsätze automatisch ein.
- 2In der Vorschau prüfen, wie viele Umsätze erkannt wurden, und den Import bestätigen. Doppelte werden übersprungen.
- 3Bei jedem offenen Umsatz den Vorschlag prüfen und bestätigen — verein21 erkennt Mitgliedsbeiträge, Rechnungsnummern und Namen.
- 4Umsätze ohne Vorschlag als Kassenbuch-Buchung, als Spende oder als „ignorieren“ einordnen.
Nichts wird stillschweigend gebucht: Jede Zuordnung ist ein bestätigender Klick. Warnt der Abgleich vor Doppelzählung, ist der Betrag wahrscheinlich schon als Beitrag oder Rechnung erfasst.
Wie stelle ich einem Sponsor eine Rechnung?
- 1„Rechnungen“ öffnen und „Neue Rechnung“ wählen.
- 2Empfänger eintragen oder den Sponsor verknüpfen; die Anschrift wird in die Rechnung übernommen.
- 3Leistung beschreiben und die Positionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz erfassen.
- 4Sphäre wählen — Sponsoring ist wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, Vermietung meist Vermögensverwaltung.
- 5Stellen und das PDF versenden. Danach ist die Rechnung unveränderlich; Korrekturen laufen über Storno oder Gutschrift.
Wie bekommt der Steuerberater die Zahlen des Jahres?
- 1„EÜR-Report“ öffnen und das Jahr wählen — die Ansicht führt Plattform-Einnahmen und Kassenbuch zusammen.
- 2Den Bericht ausdrucken oder als Tabelle exportieren.
- 3Für das Buchhaltungsprogramm zusätzlich den DATEV-Buchungsstapel herunterladen; die Kontonummern kommen aus dem Kontenrahmen.
- 4Ist das Jahr abgeschlossen, unter „Jahresabschluss“ festschreiben — danach zeigen Bericht und Export dauerhaft dieselben Zahlen.
Die Zuordnung der Sphären ist vorbelegt, aber keine Steuerberatung: Sie gehört mit dem Steuerberater durchgesehen.
Wie rechne ich die Übungsleiter eines Monats ab?
- 1Im Personen-Profil je Übungsleiter den Stundensatz hinterlegen.
- 2„Übungsleiter“ öffnen und den Monat wählen — die Stunden kommen aus den erfassten Trainingseinheiten.
- 3Freie Positionen wie Fahrtkosten ergänzen.
- 4Feststellen. Danach ist die Abrechnung unveränderlich und kann als Ausgabe ins Kassenbuch übernommen werden.
Was hier bewusst nicht geht
- Keine Umsatzsteuer-Voranmeldung und keine Übermittlung an ELSTER — der Weg zum Finanzamt führt über Steuerberater und Export.
- Verbundene Bankkonten werden nur gelesen. Zahlungen löst verein21 nicht aus; dafür entsteht eine SEPA-Datei für das Online-Banking.
- Beim Kassenbuch erfasst man ausschließlich Vorgänge außerhalb der Plattform. Ticket-, Shop- und Beitragseinnahmen kennt verein21 selbst — sie noch einmal zu buchen, würde sie doppelt zählen.
Angemeldete Vereine finden dieselbe Anleitung direkt im Dashboard unter „Handbuch & Hilfe“ — dort sind die Menüpunkte verlinkt. Alle Bereiche