Mitgliederverwaltung

Wie ziehe ich die Jahresbeiträge ein?

1. 1Prüfen, dass unter „Beitragsgruppen“ die Gläubiger-Angaben des Vereins vollständig sind.
2. 2„Fällige Beiträge“ öffnen — dort stehen alle Mitglieder mit offenem Saldo und gültigem Mandat.
3. 3Die SEPA-Datei herunterladen und im Online-Banking des Vereins einreichen.
4. 4Nach der Gutschrift die Zahlungen verbuchen — am einfachsten über den Bank-Abgleich in den Finanzen.

Der Saldo wird immer berechnet, nie gespeichert: Er ergibt sich aus gestellten Beiträgen minus Zahlungen. Eine falsche Buchung wird nicht gelöscht, sondern rückgängig gemacht.

Wie trage ich einen Austritt richtig ein?

1. 1Das Mitglied öffnen.
2. 2Kündigungsdatum eintragen, wenn die Kündigung eingegangen ist.
3. 3Zum Ende der Mitgliedschaft den Status auf „Ausgetreten“ setzen — das Austrittsdatum wird dabei gesetzt.
4. 4Die Daten bleiben für die Aufbewahrungsfristen erhalten; die Löschung erfolgt später über die Anonymisierung.

Wie übernehme ich unsere bestehende Mitgliederliste aus Excel?

1. 1„Mitglieder“ öffnen und den Import wählen.
2. 2Die Datei als CSV bereitstellen — die Spaltenüberschriften werden erkannt, die Reihenfolge ist frei.
3. 3Die Vorschau prüfen: Was schon vorhanden ist, wird übersprungen statt doppelt angelegt.
4. 4Importieren. Mitgliedsnummern werden vergeben, wo keine mitgeliefert wurde.

Pflicht sind nur Name, Eintrittsdatum und Status. Alles andere kann später nachgetragen werden — Datenminimierung ist hier kein Verzicht, sondern die rechtliche Vorgabe.

Wie richte ich einen Familienbeitrag ein, der nur einmal berechnet wird?

1. 1Unter „Beitragsgruppen“ eine Gruppe mit der Mitgliedsart „Familie“ anlegen.
2. 2„Familien“ öffnen, die Familie anlegen und die Mitglieder zuordnen.
3. 3Einen Hauptzahler bestimmen — auf ihn läuft der Beitrag.
4. 4Fertig: Beim Stellen der Beiträge entsteht EIN Familienbeitrag beim Hauptzahler, die übrigen Familienmitglieder bekommen keinen eigenen.

Wie erstelle ich die Bestandsmeldung für den Landessportbund?

1. 1„Berichte“ öffnen und die Bestandserhebung wählen.
2. 2Stichtag setzen — üblich ist der 1. Januar des Jahres.
3. 3Die Matrix zeigt Altersgruppen und Geschlecht je Sparte; Mitglieder ohne Abteilung erscheinen als „ohne Sparte“.
4. 4Beide Ausgaben herunterladen: die Jahrgangsliste und die aggregierte Matrix.

Gezählt wird nach Ein- und Austrittsdatum zum Stichtag, nicht nach dem heutigen Status — eine Meldung für den 1. Januar bleibt deshalb auch im Juni korrekt. Das exakte Raster unterscheidet sich je Verband; die Jahrgangsliste ist die universelle Quelle.