Finanzen & Buchhaltung
Die vollständige Vereinsbuchhaltung, in jedem Tarif enthalten.
Kassenbuch
Erfasst wird alles, was nicht über verein21 selbst läuft: Bankausgaben, Barzahlungen, Zuschüsse, Miete. Jede Buchung bekommt eine fortlaufende Belegnummer, eine Kategorie und die steuerliche Sphäre — ideell, Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung oder wirtschaftlich —, wobei die Sphäre als Kopie an der Buchung hängt und sich nicht rückwirkend ändert, wenn später jemand die Kategorie umstellt. Der Beleg wird als Foto oder PDF angehängt und bleibt dauerhaft verknüpft. Gelöscht wird nie: Eine falsche Buchung wird mit Begründung storniert. Ticket-, Shop- und Beitragseinnahmen gehören ausdrücklich nicht ins Kassenbuch — verein21 kennt sie selbst, ein zweites Mal gebucht würden sie doppelt gezählt.
Beleg fotografieren
Ein Beleg lässt sich abfotografieren oder als PDF hochladen; Datum, Betrag, Lieferant und Richtung werden ausgelesen und füllen das Formular vor. Gebucht wird nie ungeprüft — ein erkannter Wert bleibt ein Vorschlag, bis ihn ein Mensch bestätigt hat. Die Erkennung läuft über einen europäischen Anbieter, weil auf Belegen Namen, Anschriften und Kontoverbindungen stehen. Kategorie und steuerliche Sphäre wählt weiterhin der Mensch: Das ist eine Erfassungshilfe, keine automatische Buchhaltung.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung
Die EÜR entsteht zum großen Teil von selbst: Was über verein21 läuft, kennt das System bereits, und das Kassenbuch ergänzt alles Übrige — nach Sphären getrennt und druckbar für die Mitgliederversammlung. Doppelt gezählt wird nichts; wo die Gefahr besteht, warnt das System und benennt den Verursacher. Ein abgeschlossenes Jahr lässt sich festschreiben: Danach zeigen Bericht und Export dauerhaft dieselben Zahlen, auch wenn im Folgejahr noch ein Ticket storniert wird. Die Vorbelegung der Sphären ist eine Hilfe, keine Steuerberatung — sie gehört mit der Kanzlei durchgesehen.
Bank-Abgleich
Der Kontoauszug kommt als CAMT-, MT940- oder CSV-Datei herein, oder das Konto wird verbunden und die Umsätze laufen täglich von selbst ein. Zu jedem Umsatz schlägt verein21 eine Zuordnung vor: Mitgliedsbeitrag über die Mandatsreferenz, Rechnung über die Nummer im Verwendungszweck, Spende, Kassenbuch-Buchung. Gebucht wird nichts stillschweigend — jede Zuordnung ist ein bestätigender Klick. Rücklastschriften erkennt das System, stellt die Zahlung zurück und meldet den Fall ans Mahnwesen. Verbundene Konten werden ausschließlich gelesen: Zahlungen löst verein21 nicht aus, dafür entsteht eine SEPA-Datei fürs Online-Banking.
Übergabe an die Kanzlei
Für das Buchhaltungsprogramm entsteht ein DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format, mit den Kontonummern aus dem eigenen Kontenrahmen und der steuerlichen Sphäre als Kostenstelle. Dazu kommen EÜR, Kontenblätter und Anlagenverzeichnis als druckbare Berichte und alles Weitere als CSV. Die Kontonummern vergibt die Kanzlei: Der mitgelieferte Kategorie-Katalog kommt bewusst ohne, weil eine falsche Zuordnung schlimmer wäre als gar keine. Eine Übermittlung an ELSTER gehört nicht dazu — der Weg zum Finanzamt führt über die Kanzlei.
Doppelte Buchführung
Vereine über der Grenze des § 141 AO brauchen eine Bilanz. Sie lässt sich zuschalten und läuft dann neben der EÜR aus denselben Buchungen: Bestandskonten übernehmen, den berechneten Einnahmen ein Konto zuordnen, Eröffnungsbilanz erfassen — die Seite sagt jederzeit, was noch fehlt. Am Jahresende stehen Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Jahresabschluss, der Vortrag ins Folgejahr und ein Vorjahresvergleich bereit. Dass die Zahlen von der EÜR abweichen, ist kein Rechenfehler, sondern der Unterschied der Verfahren; die Seite erklärt das von sich aus, damit es der erste Kassenprüfer nicht für einen hält.
Anlagen und Haushaltsplan
Größere Anschaffungen stehen im Anlagenverzeichnis und werden linear abgeschrieben, monatsgenau ab dem Anschaffungsmonat. Restbuchwert und Jahresabschreibung werden berechnet; ein Merkposten lässt sich stehen lassen, statt auf null abzuschreiben. Die Abschreibung erscheint als eigene Zeile in der EÜR. Der Haushaltsplan setzt je Kategorie und optional je Abteilung ein Soll, dem das Ist laufend gegenübersteht — Überschreitungen sind rot markiert.