Mitgliederverwaltung

Bestand, Beiträge und alles, was ein Verein über seine Mitglieder führen muss.

Stammdaten, Ämter, Ehrungen

Je Mitglied stehen Anschrift, Geburtsdatum, Status und Mitgliedsart, bei Minderjährigen die Erziehungsberechtigten, dazu die Zuordnung zu Abteilungen und Mannschaften. Ämter tragen einen Zeitraum, Qualifikationen ein Ablaufdatum, Ehrungen ein Verleihungsdatum. Fällige Jubiläen berechnet verein21 aus dem Eintrittsdatum, statt sie pflegen zu lassen. Pflicht sind nur Name, Eintrittsdatum und Status — Datenminimierung ist hier keine Bequemlichkeit, sondern die rechtliche Vorgabe. Ein Austritt löscht nichts: Die Daten bleiben für die Aufbewahrungsfristen und werden später anonymisiert, wobei die Buchhaltung vollständig bleibt.

Beiträge stellen

Beitragsgruppen tragen Betrag und Rhythmus; einzelne Mitglieder dürfen davon abweichen. Der Beitrag wird als Soll gestellt und mit Zahlungen und Gutschriften verrechnet — der offene Saldo wird jedes Mal berechnet und nirgends als Zahl gespeichert. Eine falsche Buchung wird nicht gelöscht, sondern rückgängig gemacht; das Journal bleibt lückenlos. Für Sonderfälle gibt es einmalige Umlagen und eine Massenanpassung, die viele Beiträge gemeinsam ändert.

SEPA-Einzug

Das Mandat liegt am Mitglied, die Gläubiger-Angaben beim Verein. Aus den offenen Beträgen entsteht eine pain.008-Datei für das Online-Banking — der klassische Weg, den jede Bank akzeptiert. Läuft der Zahlungsverkehr des Vereins über den Zahlungsdienstleister, lässt sich der Einzug stattdessen direkt anstoßen und verbucht sich selbst. Bankverbindungen werden verschlüsselt gespeichert. Ein auf Papier erteiltes Mandat läuft dabei immer über die Datei: Der direkte Einzug setzt ein beim Zahlungsdienstleister erteiltes Mandat voraus.

Mahnwesen

Bleibt ein Beitrag offen, arbeitet sich der Mahnlauf in Stufen vor — jede mit eigener Frist, eigenem Text und optionaler Gebühr, alle vom Verein änderbar. Die Mahnung entsteht als PDF und geht per E-Mail heraus oder wird gedruckt, wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Wer das Mahnwesen einschaltet, verschickt am ersten Tag trotzdem keine Welle: Bestehende offene Posten bekommen eine frische Frist von 14 Tagen, statt sofort auf der höchsten Stufe anzukommen. Kommt eine Lastschrift zurück, erkennt der Bank-Abgleich das, stellt die Zahlung zurück und der offene Posten steht wieder da.

Familien

Mitglieder lassen sich zu einer Familie zusammenfassen, mit einem Hauptzahler. Beim Stellen der Beiträge entsteht dann ein Familienbeitrag bei ihm statt je Kind ein eigener, und der Einzug läuft über sein Mandat. Wer trotz Familienzugehörigkeit einen eigenen Beitrag zahlt, ist in der Liste entsprechend gekennzeichnet. Ohne bestimmten Hauptzahler wird die Familie beim Stellen übersprungen — sonst wäre unklar, wem der Betrag angelastet wird.

Bestandserhebung und Berichte

Die Bestandsmeldung an den Landessportbund entsteht auf Knopfdruck: Stichtag wählen, und die Matrix zeigt Altersgruppen und Geschlecht je Sparte. Gezählt wird nach Ein- und Austrittsdatum zum Stichtag, nicht nach dem heutigen Status — eine Meldung zum 1. Januar bleibt deshalb auch im Juni korrekt. Mitglieder ohne Abteilung erscheinen als „ohne Sparte“, statt aus der Zählung zu fallen. Ausgegeben werden zwei Dateien: die Jahrgangsliste und die aggregierte Matrix. Elektronisch übermittelt wird nichts; das Hochladen beim Verband bleibt Handarbeit.