Vereinsorganisation
Was neben Sport und Geld anfällt: Dateien, Sitzungen, Material, offene Punkte.
Vereinscloud
Die Dateiablage hat einen echten Ordnerbaum, und jeder Ordner bestimmt selbst, wer ihn sehen darf: der Vorstand, alle Mitarbeitenden, alle Mitglieder oder eine einzelne Abteilung. Rechte erben sich nach unten und lassen sich nur enger stellen, nie weiter — ein Unterordner kann keinen Zugang öffnen, den der übergeordnete nicht gibt. Verträge tragen ein Ablaufdatum und melden sich rechtzeitig bei den Administratoren. Gelöschtes liegt 30 Tage im Papierkorb und zählt dort weiter auf den Speicher. Eine Datei darf 100 MB groß sein; Versionierung, Volltextsuche im Dateiinhalt und Freigabe-Links nach außen gibt es nicht.
Sitzungen und Beschlüsse
Zu einer Sitzung gehören die Einladung mit Rückmeldung, ein hochgeladenes Protokoll und die erfassten Beschlüsse mit Stimmen. Ob ein Beschluss angenommen ist, wird ausdrücklich angegeben und nie aus den Stimmen gerechnet — die nötige Mehrheit steht in der Satzung, nicht in der Software. Offene Beschlüsse stehen über alle Sitzungen hinweg auf einer Liste, bis jemand sie abhakt oder daraus eine Aufgabe macht. Abstimmungen gibt es offen oder geheim; bei geheimen sind bis zum Ende keine Zwischenstände sichtbar, damit sich nichts zurückrechnen lässt. Geschrieben wird das Protokoll außerhalb: Einen Protokoll-Editor enthält verein21 nicht.
Inventar und Ausleihe
Bälle, Trikots, Technik: Bestand, Standort und Zustand stehen in einer Liste, Ausleihen mit Person, Anzahl und geplanter Rückgabe daneben. Verfügbar ist, was nicht draußen ist — die Zahl wird berechnet, und mehr als vorhanden lässt sich nicht ausleihen. Der Name wird beim Erfassen mitgeschrieben, sodass die Leihe nachvollziehbar bleibt, wenn die Person den Verein verlässt. Größere Anschaffungen lassen sich mit der Anlage in den Finanzen verknüpfen: Das Inventar beantwortet „wo ist es?“, das Anlagenverzeichnis „was ist es noch wert?“. An überfällige Rückgaben erinnert das System nicht von selbst; es zeigt sie nur.
Aufgaben
Ein Board mit drei Spalten — offen, in Arbeit, erledigt —, dazu Zuständigkeit, Fälligkeit und ein frei wählbarer Bereich-Chip für Gruppierungen wie „Sommerfest“. Zuständig ist entweder ein Mitarbeiter-Konto oder eine Vereinsperson ohne Dashboard-Zugang, die ihre offenen Aufgaben auf der persönlichen Terminseite liest. Aus einem angenommenen Beschluss wird per Klick eine Aufgabe, die den Rückweg zur Sitzung behält. Kommentare, Anhänge und Erinnerungen gibt es bewusst nicht — dafür ist ein Aufgabenboard der falsche Ort.
