Verpflegung & Verzehrbons
Aus unkalkulierbarem Warenrisiko eine Einkaufsliste machen.
Speiseplan
Gerichte werden einmal am Verein angelegt: Name, Preis, Steuersatz, Foto. Das Foto ist kein Beiwerk — Essen verkauft sich über das Bild. Für jeden Spieltag wird aus diesen Vorlagen ausgewählt, statt die Liste jedes Mal neu zu tippen. Der Steuersatz hängt am Artikel, weil Speisen und Getränke verschieden behandelt werden.
Vorbestellung mit Bestellschluss
Je Spiel legt der Verein fest, welche Gerichte bestellbar sind, wie viele Portionen es höchstens gibt und wann Schluss ist — üblich sind 24 Stunden vor Anpfiff. Kontingente lassen sich zusätzlich je Abholfenster setzen, damit nicht alle 50 Portionen in der Halbzeit abgerufen werden. Bestellt wird im Ticketkauf mit oder über eine eigene Seite, was besonders Dauerkarten-Inhaber nutzen, die kein Ticket mehr kaufen. Vorbestelltes Essen ist immer Vorkasse: Unbezahlte Positionen verfallen zum Bestellschluss, sonst würde für Bestellungen gekocht, die niemand abholt.
Produktionsliste
Zum Bestellschluss geht die Zusammenfassung an die Administratoren heraus: Summen je Gericht und Abholfenster, etwa 23 Maultaschen, davon 18 zur Halbzeit. Das ist die Einkaufsliste. Gezählt werden ausschließlich bezahlte Vorbestellungen. Storniert jemand danach, aktualisiert sich die Liste im Dashboard — die bereits verschickte E-Mail natürlich nicht.
Ausgabe am Spieltag
Für die Ausgabe gibt es zwei Wege. Auf Papier die Abholliste mit Name, Gericht, Fenster und einer Spalte zum Abhaken, die auch im Funkloch funktioniert. Digital den Scanner auf „Essensausgabe“ umschalten, den Ticket-Code scannen, die bezahlten Positionen erscheinen und werden per Antippen als abgeholt vermerkt. Spontane Gäste kaufen wie immer an der Bude: Die Vorbestellung ersetzt sie nicht, sie macht die Menge planbar.
Verzehrbons
Ein Verzehrbon ist vereinsweites Guthaben und kein Einweg-Ticket: Er gilt bei jedem Heimspiel und lässt sich in Teilbeträgen einlösen. Am Stand zeigt der Scanner das Restguthaben groß an, der verzehrte Betrag wird eingetippt und abgebucht, und eine Fehlbuchung lässt sich als letzte eigene zurücknehmen. Das Einlöse-Protokoll ist der Beleg für den Kassenwart; offene Bons stehen als Verbindlichkeit des Vereins getrennt in der Übersicht. Beim Verkauf wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen — ein Mehrzweck-Gutschein wird erst beim Einlösen steuerlich relevant. Zwei Grenzen: Das Einlösen braucht Verbindung, und ein Verfallsdatum kennt das System nicht.